Diez claves para mejorar la efectividad de los webinars y vídeos formativos

Diez claves para mejorar la efectividad de los webinars y vídeos formativos
  • La duración más razonable de un webinar con varios ponentes es de 45 a 60 minutos. En el caso de un video grabado con un solo ponente la duración debería ser de unos 20 minutos. 
  • La capacidad de atención ante una pantalla es más reducida que en el formato presencial. Cada cinco/diez minutos “cambiar el tercio” para recuperar la atención de la audiencia. Los cambios de tercio más habituales son: poner un nuevo gráfico, contestar a preguntas, poner un video, contar una historia, hacer una encuesta, pasar a otro ponente, recapitular, etc. El coordinador del webinar ha de preparar de antemano una escaleta donde se detallen el relato y el guión. Ambos documentos ha de compartirlos con los ponentes. 
  • La puntualidad en los webinars es clave. La hora de inicio y la de finalización. 
  • Número de panelistas en webinars: el formato entrevista a uno o dos panelistas funciona mejor que el monólogo de un ponente hablando delante de la cámara. El entrevistador ha de ser competente, saber combinar la espontaneidad con la preparación, y tener hablado con los panelistas el ritmo y el tipo de preguntas que se van a hacer. 
  • En el caso de videos con un solo ponente es recomendable que los 5 últimos minutos se dediquen a responder 3-5 preguntas que el mismo ponente se hace pensando en las que le hubieran formulado los asistentes si estuvieran en directo. 
  • Aclarar al inicio las normas de conducta y las funcionalidades de la herramienta. En concreto: cómo solicitar turno para intervenir; cómo hacer preguntas o comentarios; recomendar el uso de auriculares para la mejor experiencia del evento, indicar si la sesión está siendo grabada; aclarar si estará asequible y cómo el material utilizado y cómo pueden seguir a los panelistas u organizadores en redes sociales. 
  • Anticiparse a los problemas técnicos. Para evitar la distorsión de la señal dejar con el video encendido solo a los panelistas, pidiendo a los participantes que mantengan su video apagado. Evitar ruidos de ponentes o participantes centralizando el control de los micrófonos. Anticipar si la herramienta funcionará mejor en un tipo de navegador u otro, y el protocolo a seguir en el caso de que surjan dificultades técnicas durante la conexión. La solución más pragmática es tan simple como desconectarse y volverse a conectar. 
  • Permitir la participación de los asistentes a través de un chat en paralelo. Esto permitirá interactuar con la audiencia, recibir preguntas y tener un canal de retroalimentación para los panelistas. El chat debe habilitarse para que todos los asistentes, y no solo los panelistas, puedan leer las contribuciones de todos. 
  • Lograr la participación de los asistentes a través de encuestas cerradas o preguntas abiertas. Estas sirven para mantener la atención de los asistentes y para capturar información que puede ser muy valiosa para los panelistas. Si se hacen encuestas, es importante compartir los resultados en el momento con los asistentes. 
  • Los panelistas han de estar en una habitación lo más silenciosa posible; posicionar la cámara a la altura de los ojos; evitar que la luz esté de fondo ya que incomoda a la audiencia y genera oscuridad en el rostro del presentador, mirar a la cámara para que los asistentes perciban que se los está mirando; y usar auriculares para mejorar la experiencia de sonido. 
    Bernardo Quinn y Luis Huete.